معلومات عن المخازن

مفهوم ادارة المخازن:

هي الادارة المعنية بالحفاظ على المخزون وتخطيط وتنظيم وتنفيذ ورقابة اجراءات التخزين وصرف المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة للوحدات او الاقسام او الادارات الطالبة والمستخدمة لمواد هذا المخزون.

خدمات ادارة المخازن :

1- التوازن في تدفق المواد للوفاء بالاحتياجات التشغيلية
2- التزويد بالمستلزمات الاخرى ومنها قطع الغيار
3- استقبال واصدار السلع الجاهزة من المصنع او من الخارج حسب الطلب
4- استلام وتخزين مخلفات الانتاج لحين التخلص منها.

مسؤوليات التخزين :

أ ) تحقيق الوفورات من خلال :
1- تخفيض تكلفة الاموال المجمدة بعدم تخزين كميات كبيرة
2- تخفيض تكلفة التخزين بتخفيض الاجراءات الادارية في عمليات الصرف والاستلام وعدم المبالغة في استخدام القوى البشرية.
3- تخفيض احتمالات التلف للمواد المخزنة
4- المساهمة مع ادارة المشتريات في تخفيض تكاليف الشراء.

ب ) التوصيف بطريقة يسهل الوصول اليها والتصنيف من خلال وصفها في فئات او مجموعات معينة والتمييز للمواد المخزنة

ج ) الاستلام

د ) التفتيش والفحص

هـ ) المتابعة للمخزون

و ) الجرد للمخزون

ز ) الاصدار او الارسال او الصرف للمخزون

ح) ادارة السجلات والاحتفاظ بحسابات المخازن

ط ) المحافظة على المخزون .

ي) اجراءات البحوث والدراسات والتقارير الدورية عن المخزون

ك ) التنسيق بين نشاط التخزين والشراء والانشطة الاخرى من حيث تحديد حركة ومعدلات المخزون ومستويات المخزون وانظمة مراقبة المخزون.


الآثار السلبية المترتبة على عدم الاهتمام بالمخزون والمخازن:

1- تلف المخزون
2- نقص المخزون
3- انخفاض ارصدة المخزون الى الحد الذي يؤدي الى اعادة الطلب على المواد بشكل متكرر والذي قد يؤدي الى توقف العمليات الانتاجية.


اهم خصائص دليل التوصيف :

1- تغطية جميع المواد المستخدمة
2- توحيد المواصفات المتشابهة للمواد وبيان المواد البديلة
3- ان يكون سهل الاستخدام والتطبيق
4- ان يسمح باضافة مواد جديدة بحيث ياخذ ارقام او حروف جديدة
5- تكون الارقام والحروف ثابتة
6- ان يتضمن التسمية الصحيحة للمواد

استخدامات دليل المخزون:

1- التعرف على كل عنصر من عناصر المخزون بدقة
2- تبسيط عمليات التسعير واحتساب التكاليف
3- تجنب استخدام بيانات وصفية مطلوبة لوصف المواد
4- تجنب الازدواج او الاختلاف في معاملة العناصر المتشابهة
5- المساعدة على توحيد وتخفيض عدد الاصناف المستخدمة
6- المساعدة على وضع اسس مناسبة لاجراءات الشراء والتخزين
7- المساعدة في الرقابة المركزية والمحاسبية على المخازن الفرعية
8- المساعدة في تحديد موقع المخزون او المواد ( في اي مخزن ورف ...الخ)
انواع المخازن :

1- حسب الملكية:
* مملوكة لنفس الشركة
* مستأجرة

2- حسب الموقع :
*قرب السوق
* قرب المورد
*داخل المنشأة

3- حسب الاستمرار :
* مخازن دائمة
* مخازن مؤقتة

4- حسب نوع المواد :
*مخازن العدد وقطع الغيار
*مخازن السلع الجاهزة
*مخازن الوقود
*مخازن المخلفات الصناعية
*مخازن المواد الاولية
*مخازن المواد المتفرقة
مخازن مواد التعبئة والتغليف

اصناف وانواع المواد :

1- حسب طبيعة المواد
2- حسب اهمية المواد
3-حسب استخدام المواد
4- حسب اسلوب تعبئة المواد
5- حسب درجة خطورة المواد

في المداخلات التالية ساتناول المواضيع التالية :
*تنظيم المخازن
*اجراءات التخزين
*اجراءات الصرف
*سجلات المخازن
*المستندات المستخدمة في المخازن
*المناولة في المخازن
*موقع وتصميم المخزن
*انواع جرد المخزن
*الرقابة على المخزون
*تقييم وظيفة التخزين

تنظيم المخازن:

المراكز الوظيفية بادارة المخازن :

1- وظيفة الامين العام للمخازن ومن مهامه :
* وضع خطة العمل للمخازن
* التنظيم والاشراف على سير عمل المخازن
* التاكد من تطبيق السياسات والاجراءات المتعلقة بعمليات المخازن

2- وظيفة امين المخازن ومن مهامه :
* التاكد من صحة اعداد واوزان ومقاييس وانواع المواد الموردة
* عدم صرف المواد الا بعد التاكد من استكمال قرارات الصرف
* المشاركة في اعداد خطة تنظيم وتخزين المواد وحفظ السجلات
* التاكد من سلامة الامن والحماية الخاصة بالمخزون داخل المخازن

3- وظيفة كاتب البطاقات ومهمته حفظ البطاقات وتسجيل كل المدخلات والمخرجات على بطاقة الصنف.

4- المحاسب ومهمته الاحتفاظ باسعار المواد الواردة وقيمتها وقيمة المواد الموجودة في المخازن والتاكد من الرقابة على على قيم هذه المواد والمشاركة في اعداد الميزانية التقديرية وعمليات تسعير المواد التالفة.

اجراءات التخزين :

يتم تصنيف هذه الاجراءات الى اربعة مجموعات رئيسية :

1- البضائع الواردة من الموردين
2- البضائع الواردة من المخازن الفرعية
3- بضائع مردودة
4 مخلفات الانتاج

الاجراءات المتعلقة بالبضاعة الواردة من الموردين :

1- يفترض وصول البضاعة خلال ساعات العمل الرسمية
2- ابلاغ امين المخزن بوصول البضاعة
3- الاستلام الاولي كما يلي :
*الاستلام من الناحية او المعاينة النظرية
*فتح الطرود الواردة وفرزها
* جرد محتويات الشحنة ومطابقتها وقيدها في السجلات
4- الفحص للبضاعة الواردة سواء كان فحص نظري او مخبري للتاكد من الوزن او القياس والعدد...الخ
5- تقرير الاستلام النهائي
6- العمل على تخزين المواد وحفظها والاشراف عليها للتاكد من سلامتها وعدم تعريضها لمخاطر التخزين
7- عمليات المتابعة وتشمل الصرف والرقابة والاعادة والتوزيع.

الرقابة على المخزون

من اهم احدى طرق الرقابة على المخزون هو جرد المخازن ، اي ان تقوم بمراجعة الكميات المخزونة من الاصناف المختلفة باستخدام نوع معين من انواع الجرد بهدف :

1- التأكد من صحة السجلات في المخازن.
2- مقارنة الموجود الفعلي في المخازن مع رصيدها الدفتري.
3- تحديد نقاط القوة والضعف في نظام واجراءات الرقابة على المخزون.

لك اخي الفاضل اختيار احدى الطرق التالية من انواع الجرد او حسب نظام الرقابة المعمول به في المؤسسة :

1- الجرد المنتظم ويكون دوريا ، وعادة ما يكون في نهاية السنة المالية للوصول الى قيمة البضاعة آخر المدة واظهارها في قائمة المبيعات لاستخراج كلفة المبيعات ، وتظهر في الميزانية بالجانب المدين ضمن الاصول المتداولة.

وحتى يتم انجاح هذه الطريقة واكتشاف اي نقص في المخزون او تأكيد قوة نظام الرقابة على المخزون لا بد من تاكيد ما يلي :

* تحديد الاشخاص الذين سيقومون بعمليات الجرد بموجب كتاب تكليف رسمي .
* ان يتم توقيف العمل بالمخازن ( الوارد والصادر ) خلال عملية الجرد ، لمنع اي محاولة في ادخال او اخراج صنف ما للتلاعب بالجرد.
* ان تكون عملية الجرد شاملة وكاملة بما في ذلك البضاعة التي ما زالت تحت الاستلام ، او المرفوضة ولا تنسى الخردة والعادم ، لان بالخردة والعادم تكون اكبر فرصة للتلاعب بالمخزون.
* يتم اعداد قوائم الجرد قبل البدء بعملية الجرد للتاكد من عدم تكرار صنف معين ولسهيل عملية الجرد والوصول الى نتائج دقيقة.
* اذا كانت المؤسسة تمتلك اكثر من مخزن وفي اكثر من موقع ، يجب ان يتم الجرد لها جميعا بنفس الوقت حتى لا يتم ترحيل صنف ما من مخزن الى آخر لتغطية عجز ما ، ومن ثم اعادته الى مخزنه الاصلي.
* لو كانت الشركة تتبع نظام اعارة المواد او صرفها بطريقة مؤقتة ، فيتم اعادتها الى المخزن الذي صرفها لكي يتم جردها.
* اعداد كشف بالبضاعة الزائدة بالمخازن لبيان ان كانت تعود للشركة ام لا وسبب الزيادة ، او انها تعود لاحد عملاء المؤسسة ولكنه لم يستلمها بعد وتم تنزيلها من السجلات.

تعتبر هذه الطريقة هي افضل طرق الجرد خاصة للمشاريع الصغيرة والمتوسطة ، بالرغم من الوقت الطويل التي تحتاجها عملية الجرد وايقاف العمل بالمخازن .

2- الجرد المفاجيء هو نفسه الجرد المنتظم باستثناء الوقت ، حيث ان هذا النوع من الجرد لا وقت محدد له ، وهو مفيد لاكتشاف الاخطاء في وقت مبكر ويجعل امين المستودع في حالة استعداد تام على مدار السنة لانه لا يعلم متى سيتم الجرد المفاجيء على مستودعه ، ولكن اذا كانت الاصناف كثيرة فيصعب تطبيق هذا النوع عمليا .

وبالتالي يعتبر الجرد من اهم طرق الرقابة على المخزون .

ولكن هذا الامر لن يعطي اثماره الا اذا كان هناك نظام الرقابة على المخزون ، ويمكن تلخيص هذا النظام بما يلي :

* اختيار حجم الدفعة وعدد الدفعات للمواد التي يتم تخزينها لتحديد تكلفة التخزين.
* تحديد الوقت اللازم لتخزين كميات بديلة اخرى .
* الاحتفاظ بسجلات دائمة لكل عنصر من عناصر المخزون حتى وان كانت تالفة وعادم.

وطبعا هذا الامر يتطلب ايجاد المكونات الرئيسية لانشاء نظام الرقابة ومنها :

* حجم الدفعة بحيث يتم احتسابها بقسمة الاحتياجات الكلية على عدد مرات الشراء .
*نقطة اعادة الطلب ويتم احتسابها بضرب الوقت الذي يمر قيل وصول الطلبية بمعدل الاستهلاك اليومي.
* الحد الادنى للمخزون وهي الكمية التي يجب الاحتفاظ بها دائما في المخازن ولا ينخفض عنها في اي وقت.
* الحد الاعلى للمخزون وهو عكس الادنى .

ومن اوجه الرقابة على المخزون هو التحليل المالي بحيث يتم التاكد بان نسبة الاستخدام من المخزون تتناسب مع النتائج والمبيعات والمواد الموردة الى المخازن .

ومن اوجه الرقابة هو التاكد من المواد الخارجة من المخازن بحيث يجب ان تكون مطابقة مع محتويات امر الصرف من حيث النوع او الكمية ، وكذلك المواد الداخلة.

ومن هنا ياتي دور المدقق ...........

1- التاكد من الوجود الفعلي لبضاعة آخر المدة والحالة الموجودة عليها ( راكدة او لا ، سليمة ام تالفة .....الخ )
2- التاكد من ملكية المنشأة للبضاعة الموجودة في كشف الجرد من خلال الرجوع الى المستندات والدفاتر.
3- التاكد من صحة تطبيق المباديء المحاسبية الصحيحة في تقييم بضاعة آخر المدة مثل مبدأ سعر السوق او التكلفة ايهما اقل .

merci pour le sujet

واش جاب ل جاب
ليس مكان الموضوع اخي